Очень часто, особенно при заполнении , человек сталкивается с тем, что на работе бухгалтерия выдает вместо одной справки 2-НДФЛ, две. Что это такое, и в каком случае работодатель обязан делать две или три (более) справки 2-НДФЛ?
Чтобы ответить на этот вопрос, надо посмотреть на сам внешний вид справки 2-НДФЛ.
В разделе № 1 «Данные о налоговом агенте» идет информация о вашем работодателе. В этом разделе вводятся не ваши личные данные (ИНН, адрес и телефон), не путайте с данными раздела № 2.
Как внести данные со справки 2-НДФЛ в декларацию 3-НДФЛ?
В разделе № 1 работодатель вводит данные о своем территориальном коде ОКТМО, далее идут ИНН и КПП, номер телефона и название компании. И от того, сколько будет у одной и той же компании ОКТМО, будет зависеть количество выдаваемых справок.
Приведу простой пример: если в течение года работник фактически трудился в нескольких филиалах, а рабочее место находилось по различным ОКТМО, то ему предоставляется несколько справок (по числу комбинаций ИНН + КПП + ОКТМО).
Давайте обратимся к письму ФНС России от 07.07.2017 г. № БС-4-11/13281@, в котором налоговая служба рассказывает нам о том, что «в титульной части справки следует указывать ИНН головной организации, КПП филиала, ОКТМО по месту нахождения рабочих мест физических лиц – получателей дохода. При этом актуальность каждой справки по форме 2-НДФЛ года периода физическое лицо фактически работало в нескольких филиалах, а рабочее место находилось по различным ОКТМО, то в отношении физического лица представляется несколько справок (по числу комбинаций ИНН + КПП + ОКТМО) с одним и тем же номером корректировки за один и тот же налоговый период» .
Количество справок зависит от ОКТМО работодателя
Как вносить данные с этих справок в саму декларацию 3-НДФЛ? Вы вносите данные с каждой справки отдельно. Не надо «мешать» их. Представьте себе, что это два разных места работы. И на листе «А» декларации 3-НДФЛ надо сначала написать данные с первой справки, а ниже данные со второй (если вам дали две справки за один и тот же год). Потому что у каждой справки будут «свои» данные по работодателю. И будет считаться грубой ошибкой, если вы, думая, что это одна работа (одно рабочее место в вашем понимании) объедините все данные в одну строку.
Например, вы работали в разных филиалах и в справках будут указаны разные коды ОКТМО. Так вот, при получении налогового вычета вам будут возвращаться деньги с разных ОКТМО.
Если вы берете справки с места работы, чтобы взять кредит в банке, то тоже вам надо внимательно относиться к тому, что каждая справка отдельно является документом (не надо выбирать – какую справку давать банку, а какую – нет).
Комментарий к письму ФНС РФ ОТ 01.11.2016 № БС-4-11/20817.
Несмотря на то, что до сдачи справки по форме 2-НДФЛ еще есть время, сотрудники контролирующего органа уже выпускают письма со своими разъяснениями о порядке ее заполнения.
В настоящем номере журнала вашему вниманию представлено письмо сотрудников налогового ведомства от 01.11.2016 № БС-4-11/20817, в котором сказано, что организациям – налоговым агентам перед заполнением справки по форме 2-НДФЛ необходимо убедиться в актуальности персональных данных физических лиц. Это связано с тем, что сотрудники контролирующего органа считают, что справка по форме 2-НДФЛ со старыми персональными данными является документом с недостоверными сведениями, а за это ст. 126.1 НК РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа.
Обратите внимание:
В письме налоговики отметили: представление сведений о доходах физического лица с указанием некорректных данных (неверно заполнены ИНН отдельных работников, имеются факты незаполнения неудержанной суммы налога) является представлением налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, и образует состав налогового правонарушения, ответственность за которое предусмотрена статьей 126.1 Кодекса. Это значит, что организациям грозит взыскание штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.
Итак, напомним основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при заполнении справки по форме 2-НДФЛ.
На каких физических лиц организация должна представить справки по форме 2-НДФЛ?
Сведения представляют налоговые агенты – российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, в налоговый орган по месту своего учета. Кроме того, данные справки должны представлять российские организации, имеющие обособленные подразделения, в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших подобные договоры.
В самом начале справки по форме 2-НДФЛ есть поле «Признак», в котором необходимо поставить:
1) либо цифру 1 – если данная справка представляется в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, то есть на тех физических лиц, которым организация выплачивала доходы, за исключение доходов:
- по договорам купли-продажи;
- по договорам, заключенным с ними как с предпринимателями;
2) либо цифру 2 – если эта справка представляется согласно п. 5 ст. 230 НК РФ, то есть на тех физических лиц, с доходов которых организация не смогла удержать полностью или частично НДФЛ (Письмо ФНС РФ от 30.03.2016 № БС-4-11/5443).
Раздел 1 справки по форме 2-НДФЛ.
В этом разделе указываются данные об организации – налоговом агенте. Здесь необходимо учитывать один нюанс, а именно заполнение полей «ОКТМО» и «КПП»:
- если физическое лицо получало доходы от головного подразделения организации, отражаются код ОКТМО и КПП организации;
- если физическое лицо получало доходы от обособленного подразделения организации – код ОКТМО и КПП обособленного подразделения.
Раздел 2 справки по форме 2-НДФЛ.
В этом разделе указываются данные о физическом лице, на которого представляется справка. Именно на него обратили внимание в комментируемом письме сотрудники контролирующего органа и дали следующие разъяснения:
- в поле «Фамилия, имя, отчество» указываются фамилия, имя и отчество налогоплательщика без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
- в поле «Серия и номер» – реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика;
- при заполнении поля «Адрес места жительства в Российской Федерации» – полный адрес места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства.
Таким образом, разд. 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода» справки по форме 2-НДФЛ должен быть заполнен налоговым агентом на основании данных документа, удостоверяющего личность налогоплательщика.
Раздел 3 справки по форме 2-НДФЛ.
В разделе 3 справки приводятся сведения:
- о полученных физическим лицом доходах, облагаемых по конкретной ставке налога (13, 15, 30 или 35%). Эти сведения отображаются в хронологическом порядке в разбивке по месяцам и кодам доходов. При этом суммы доходов показываются в том месяце, в котором соответствующий доход считается фактически полученным;
Обратите внимание:
Согласно п. 2 ст. 223 НК РФ фактически полученным доход в виде заработной платы считается на последнее число месяца, за который начислена заработная плата. Это значит, если зарплату за декабрь 2016 года работник получил в январе 2016 года, то ее сумму надо отразить в справке за 2016 год в составе доходов за декабрь.
- о налоговых вычетах, которые применяются к конкретным видам доходов.
Обратите внимание:
Стандартные, имущественные и социальные вычеты в разд. 3 не отражаются. В нем указываются, например, профессиональные вычеты и суммы, не облагаемые НДФЛ по ст. 217 НК РФ.
Напротив тех сумм доходов, в отношении которых применены вычеты, отражаются код вычета и его сумма.
Раздел 4 справки по форме 2-НДФЛ.
В разделе 4 отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты, предоставленные физическому лицу.
Обратите внимание:
Указанные вычеты могут быть предоставлены только налоговым резидентам РФ в отношении доходов, облагаемых по ставке 13% (кроме дивидендов) (п. 3 ст. 210 НК РФ). Если человек получал доходы, облагаемые по другим ставкам, или не является резидентом, то в суммовых полях этой справки надо проставить нули.
Раздел 5 справки по форме 2-НДФЛ.
В разделе 5 необходимо отображать обобщенные показатели, а именно:
- общую сумму доходов, отраженных в разд. 3 справки, облагаемых НДФЛ по ставке, указанной в заголовке этого раздела;
- общие суммы исчисленного и удержанного с этих доходов НДФЛ;
- общую сумму налога, перечисленного в бюджет.
Обратите внимание:
Сумма НДФЛ, исчисленная с зарплаты за декабрь текущего года, всегда отражается в справке по форме 2-НДФЛ за этот же год в полях:
- «Сумма налога исчисленная»;
- «Сумма налога удержанная»;
- «Сумма налога перечисленная».
Тот факт, что этот налог может быть удержан и перечислен в бюджет уже в следующем году, значения не имеет (письма ФНС РФ от 02.03.2015 № БС-4-11/3283, от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@).
К сведению:
Если в течение года вы выплачивали одному и тому же человеку доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, по этому человеку надо представить в ИФНС одну справку по форме 2-НДФЛ, заполнив в ней разд. 3 – 5 для каждой из ставок НДФЛ. При отсутствии суммовых показателей в соответствующих полях справки проставляется ноль.
Наиболее распространенные коды доходов и вычетов, которые используются при заполнении справки по форме 2-НДФЛ.
Полный перечень кодов доходов и вычетов, которые отражаются в справке, утвержден Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Напомним лишь самые распространенные.
Код доходов |
Код расходов |
1010 – дивиденды |
114 – стандартный вычет на первого ребенка родителю (в одинарном размере) |
2000 – заработная плата |
115 – стандартный вычет на второго ребенка родителю (в одинарном размере) |
2010 – вознаграждение по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг) |
116 – стандартный вычет на третьего и следующего ребенка родителю (в одинарном размере) |
2012 – отпускные |
311 – имущественный вычет в размере суммы, потраченной на приобретение (строительство) жилья |
2300 – пособие по временной нетрудоспособности |
327 – социальный вычет по расходам работника на негосударственное пенсионное обеспечение, добровольное пенсионное страхование, добровольное страхование жизни |
2610 – от экономии на процентах за пользование заемными средствами |
403 – профессиональный вычет по ГПД на выполнение работ (оказание услуг) |
2760 – материальная помощь работникам (кроме матпомощи, выдаваемой в связи со смертью члена семьи, рождением ребенка, стихийным бедствием или иными чрезвычайными обстоятельствами) |
501 – вычет из стоимости подарков (до 4 000 руб. в год) |
4800 – доходы, для которых нет своих кодов. Например, сверхнормативные суточные, при увольнении (письма ФНС РФ от 19.09.2016 № БС-4-11/17537, от 06.07.2016 № БС-4-11/12127) |
503 – вычет из суммы матпомощи (до 4 000 руб. в год) |
И в заключение напомним, что данную справку подписывает руководитель организации либо любое должностное лицо, уполномоченное на это внутренними документами организации (например, приказом руководителя). В частности, справку может подписать , заместитель главного бухгалтера, бухгалтер, отвечающий за расчет зарплаты.
С 1 января 2014 года при заполнении справок 2-НДФЛ вместо кодов ОКАТО ставятся коды ОКТМО. Соответствующие изменения утверждены приказом ФНС России от 14.11.13 № ММВ-7-3/501@.
Сам бланк справки 2 НДФЛ и порядок его заполнения (утв. приказом ФНС России от 17.11.10 № ММВ-7-3/611@) не изменились. Но при заполнении справок теперь вместо кодов ОКАТО надо проставлять коды ОКТМО.
Что важно учесть при составлении справок 2-НДФЛ 2013
В справках по сотрудникам, которые работают в головном офисе, надо поставить ОКТМО по местонахождению компании. А в справках за сотрудников подразделений — новый код ОКТМО муниципального образования, где расположен дополнительный офис.
В справке 2-НДФЛ ОКТМО заполняют так: нужно указать код муниципального образования, а он 8-значный. Но место в коде для 11 символов. Поэтому после 8 символов в справке надо поставить три прочерка. Например, «45394000---».
Напомним также, компаниям, которые к 30 января подадут в инспекцию справки 2-НДФЛ за 2013 год о неудержанном налоге с признаком 2, лучше продублировать сведения к 30 апреля в справке с признаком 1. Причем повторно стоит сдать справки, даже если у физлиц не было в прошлом году никаких доходов, с которых организация удержала налог, и все данные в обеих справках будут одинаковыми.
В своем письме от 07.07.2017 №БС-4-11/13281@ налоговые чиновники разъяснили, как нужно заполнять справки 2-НДФЛ и расчеты по форме 6-НФДЛ, если сотрудник трудился на разных рабочих местах с различными кодами по ОКТМО.
Разъяснения налоговиков
В ФНС РФ поступило обращение с вопросом о нюансах порядка перечисления НДФЛ, а также уплаты страховых взносов и подачи отчетности по работающим у налогового агента физлицам. Рассмотрев обращение, чиновники дали следующий ответ.
При подаче расчетов по форме 6-НДФЛ оформление титульного листа требует указания ИНН головного подразделения компании, КПП обособленного подразделения и ОКТМО места расположения рабочих мест физлиц, получающих доход с указанием в платежках этого же кода местности. Из этого следует, что уплата НДФЛ производится по местонахождению рабочего места сотрудника по коду ОКТМО. При этом для формы технически осуществима подача нескольких расчетов за один отчетный период с одинаковым номером корректировки, но отличающимся хотя бы один реквизитом (ИНН, КПП, ОКТМО).
Что касается, представления налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ, то для них также реализована возможность передачи в одном файле множества справок (до 3 тысяч в одном файле). Титульный лист справки заполняется аналогично требованиям по форме 6-НДФЛ: ИНН следует прописать головного подразделения, КПП - обособленного подразделения, а код по ОКТМО соответствует месту расположения рабочего места сотрудника, получающего доход в месте осуществления своей деятельности.
Чиновники подчеркивают, что каждая справка 2-НДФЛ подтверждается на актуальность индивидуально.
При этом, если сотрудник в течение одного налогового периода трудился в нескольких ОП (филиалах) с занятием рабочего места и филиалы эти имеют различные коды по ОКТМО, то в отношении данного работника как получателя доходов требуется заполнить количество справок 2-НДФЛ, равное числу вариаций комбинаций ИНН / КПП / ОКТМО. В таких справках требуется указывать одинаковые номера корректировки и один и тот же налоговый период.
Налоговики напомнили, что компании, выступающие плательщиками страховых взносов за своих работников, во исполнение требований пп. 7 п. 3.4 ст. 23 НК РФ обязаны уведомить местный налоговый орган о наделении филиала полномочиями по начислению и выплате вознаграждений в пользу физлиц. Уведомить контролеров требуется не позднее одного месяца с момента наделения данными полномочиями ОП. Данные требования следует исполнять и при лишении таких полномочий филиала.