Бланк сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ оформляется после проверки склада и обнаружения пересортицы или иных несовпадений с остатком по бухучету и описям. Документ заполняет комиссия, в состав которой входят, как правило, начальник отдела, бухгалтер и старший кассир (или иное ответственное лицо).
Одна из задач формы — донести до материально ответственного лица факт несоответствия склада. Поэтому форму, как правило, дополняет объяснительная о причинах нарушения в учете. Подпись директора на документе не обязательна.
Образец и пустой бланк формы ИНВ-19
ФАЙЛЫ
ИНВ-19 охватывает как материальные, так и нематериальные ценности, а также сырье. Предметы на ответственном хранении вносятся в другой формуляр — ИНВ-5. Для основных средств предназначена ведомость ИНВ-18. Не входят в бланк и позиции, взятые в аренду.
ВАЖНО!
Форма ИНВ-19 предполагает двустороннюю печать в 2 экземплярах. В нашем примере страница №1 — это лицевая сторона, а страница №2 — обратная. Заполнять формуляр можно либо вручную, либо в электронном виде. Одна из заверенных копий передается в бухгалтерию, а вторая — хранится на той торговой точке или складе, где обнаружены недостача, пересортица или излишек.
Заполнение полей формы ИНВ-19
Как и во многих других актах, в шапке указывается полное название предприятия и конкретной торговой точки, форма по ОКУД, ОКПО, вид деятельности. Спецификой документа является то, что зачеркиваются ненужные варианты, а не подчеркивается нужный.
В первую очередь выбираем основание для инвентаризации (приказ):
Поле «Вид операции», как правило, оставляют пустым. Если же ваше предприятие кодирует виды операций, то помните, что в июле 2016 года список кодов претерпел изменения и стал существенно короче.
ФИО ответственных лиц следует указывать полностью. А вот должности можно сокращать.
Вторая страница формы
Основная информация содержится на второй странице. Здесь указываются товары, по которым обнаружено несовпадение, тип несовпадения, порядок учета. Единицы измерения товаров следует указывать как в привычных обозначениях (шт, г, ед), так и в коде ОКЕИ. Для нематериальных ценностей эти колонки можно пропустить.
Если имел место зачет излишков, в обязательном порядке комиссия должны указать порядковые номера позиций по излишкам, а также дату конечного оприходования (колонки 24-26).
На внесение информации о товарах отведена практически целая страница. Однако, если почти все сошлось и пустыми осталось много рядов, их следует отчеркнуть.
Обратите внимание! В нашем примере ведомость составлялась за сентябрь. Однако, если бы опись происходила в конце предыдущего месяца (например, 30.08), то и датой заполнения следовало бы указать последнее число августа.
Как правило, ИНВ-19 оформляется один раз в месяц. Затем, на базе форм за год, бухгалтерия формирует годовой отчет. Вот почему важно хранить заполненные формуляры.
Бланк формы № ИНВ-19. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
Форма применяется для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.
В сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Для этого указывается наименование номенклатуры товарно-материальных ценностей, единица измерения и результаты инвентаризации в виде количества и суммы излишков и недостач, выявленных при инвентаризации
На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки и т.п.) составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).
Любой работник, который имеет непосредственное отношение к материальным ценностям, может рассказать, что такое сличительная ведомость. Он также в состоянии объяснить важность составления этого документа.
Основные понятия
Работа с материальными ценностями проста только на первый взгляд. В ней есть много особенностей и подводных камней. Вот их и пытается обнаружить документ под названием сличительная ведомость. Что он собой представляет и почему его значение оценивается так высоко? Для начала следует отметить, что на любом предприятии постоянно ведется учет всех имеющихся видов ценностей. К ним, как правило, относятся:
- основные средства;
- товарно-материальные ценности;
- готовая продукция;
- нематериальные активы.
Каждый из этих видов по-своему влияет на производственный процесс. Поэтому для правильной организации работы необходимо иметь четкое представление об их фактическом наличии. Для этих целей постоянно проводятся инвентаризации, по результатам которых затем и формируется сличительная ведомость.
Зачем это делается и что позволяет увидеть такой документ? Практически сличительная ведомость позволяет зафиксировать факт возможного расхождения между реальным наличием конкретных ценностей, полученным в результате проведения инвентаризации, и их количественным показателем по данным бухгалтерского учета.
Правильность оформления
Еще в 1998 году Госкомстат России издал постановление № 88, в котором после внесения некоторых изменений утвердил несколько унифицированных форм. Они должны были облегчить процесс ведения первичного учета и повысить контроль производства на каждом его этапе. В этом документе форма сличительной ведомости представлена двумя разными видами:
- ИНВ-18. Она составляется по конечным результатам предварительно проведенной инвентаризации основных средств данного предприятия и имеющихся у него нематериальных активов.
- ИНВ-19. По ней ведется сравнительный учет всех товарно-материальных ценностей.
Порядок формирования обеих форм практически одинаковый. Сначала ответственный работник в присутствии специально созданной для этого комиссии проводит инвентаризацию. Потом ее результаты сверяются с теми данными, которые имеются на данный момент в бухгалтерии. В результате формируется новый документ.
Он содержит в себе подробное описание всех выявленных несоответствий. Причем каждая позиция расписывается подробно с указанием причины расхождения. Формы составляются сразу в 2 экземплярах. Один, как правило, остается у бухгалтера, а второй забирает материально-ответственное лицо.
Проведение проверки основных средств
Инвентаризации на предприятиях должны проводиться постоянно. Это дает возможность следить за состоянием каждого показателя и быть в курсе реального положения дел. Для проведения проверки основных средств и нематериальных активов используются утвержденные тем же постановлением формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а соответственно. После окончания работы оформляется сличительная ведомость. Образец представляет собой бланк, размещенный на стандартных листах формата А4.
На первой странице указываются все данные о предприятии:
- название данной организации и того структурного подразделения, где проходит проверка;
- коды (ОКУД и ОКПО), а также вид его деятельности.
Далее отмечается основание проведения данного мероприятия (распоряжение или приказ) с указанием его номера и даты. Здесь же фиксируется начало и окончание работ. После этого следует название, дата и номер самого документа. Под ним указывается, по состоянию на какое число проводится проверка, а также материально ответственное лицо (Ф. И. О. и должность). После этого идет таблица, которая размещается с обеих сторон ведомости. Она включает в себя одиннадцать граф, которые полностью описывают каждую проверяемую позицию объекта. На каждой странице подбивается результат инвентаризации путем расчета выявленных излишков и недостатков. Ведомость подписывается обоими сотрудниками, каждый из которых берет себе по одному экземпляру составленного бланка.
Проверка наличия материалов
Аналогичным образом составляется и сличительная ведомость результатов инвентаризации имеющихся товарно-материальных ценностей. Предварительно проводится инвентаризация, по результатам которой потом формируются следующие документы:
- ИНВ-3, где видно общее наличие ТМЦ.
- ИНВ-4, которая показывает отгруженные материалы.
- ИНВ-5 фиксирует ценности, принятые на ответственное хранение.
Суммируя все полученные данные, формируется ведомость по форме ИНВ-19.
«Шапка», в которой указываются основные сведения о предприятия, заполняется аналогично предыдущей форме. Далее следует таблица, в которой должно быть тридцать две графы. Каждый материал (товар) расписывается по всем имеющимся показателям:
- С 1 по 7 графы содержат его описание (наименование, коды, единицу измерения, инвентарный номер и данные технического паспорта).
- В графах с 8 по 11 содержится информация о недостатках и излишках в количественном и денежном выражении.
- С 12 по 23 графы показывают результат регулирования отклонений и данные о пересортице.
- С 24 по 32 графы фиксируются окончательные недостатки и излишки по проверяемым материалам.
Ведомость подписывают оба участника проверки, каждый из которых оставляет у себя копию сформированного документа.
Если при проведении проверки были зафиксированы несоответствия между данными, полученными в результате инвентаризации и теми данными, что были предоставлены в качестве учетных, готовят сличительную ведомость, в которой фиксируются результаты инвентаризации по форме ИНВ-18 .
В любой организации регулярно проходит проверка состояния и реального наличия имущества. Инвентаризацию осуществляется комиссия, члены которой утверждаются официальным руководством компании, данные о которой зафиксированы в соответствующем приказе (). Во время проведения проверки состояния имущества предприятия по факту, оформляется инвентаризационная опись ().
При инспектировании нематериальных активов необходимо заполнить .
После внесения всех фактических данных их сверяют с приведенными ранее учетными данными, предоставленными бухгалтерией. Вскрываются имеющиеся излишки и недостача. Вся эта информация должна быть зафиксирована в форме ИНВ-18 (сличительная ведомость). А товарно-материальные ценности – в форме ИНВ-19. Основные средства и нематериальные активы вносятся в общую форму ИНВ-18.
Сличительная ведомость результатов инвентаризации
- Документ включает две страницы.
- На главной странице указываются следующие данные:
– название организации;
– название подразделения (если инвентаризация имела место в каком-то определенном подразделении);
- Инвентаризация проводится на основании подготовленного по форме ИНВ-22 приказа. На главной странице должна иметься информация о дате приказа и его номер. Кроме этого вносится еще и информация о начале и завершении проверки. Ее необходимо выписать из приказа.
- На сличительной ведомости проставляется дата и присвоенный номер.
- Затем прописывается информация о дне, в который сводились итоговые данные по проведенной инвентаризации.
- Фиксируется ФИО того, кто выступает материально-ответственным лицом за подвергшееся проверке имущество.
- В таблицу вносятся данные о позициях, по которым есть несовпадения. Под отдельный тип объекта основных средств или имеющихся нематериальных активов выделяется отдельная строка в таблице (в ней 11 граф). Каждая из граф отводится под конкретную информацию.
– Графа 1 – порядковый номер;
– Графа 2 – название и краткая информация об объекте НМА или ОС;
– Графа 3 – в случае, если имущество, по которому выявлено несоответствие, взято у кого-то в аренду, то в эту графу вносятся данные об арендодателе (наименование и сроки);
– Графы 4,5,6 – номера объекта инвентаризации (паспортный номер, инвентаризационный и заводской);
– Графы 8,9 – графы, предназначенные для фиксации излишков (количество и стоимость);
– Графы 10 и 11 – эти графы для внесения информации о недостаче (наименование, стоимость и количество).
- Ниже в строке «итого» выводятся итоговые данные, общее число выявленных позиций (излишки и недостача), а также общая стоимость.
- Ответственным за заполнение сличительной ведомости назначается работник бухгалтерии. Он вносит данные в этот документ из формы ИНВ-1 (инвентаризационная опись), которая должна быть передана в бухгалтерию членами комиссии после завершения проверки.
- После проверки всех сведений в описи и заполнении сличительной ведомости бухгалтер визирует ведомость своей подписью.
- Кроме бухгалтера на бланке ведомости свою подпись должен оставить и работник, считающийся материально-ответственным лицом, подтверждая свое согласие с показаниями, зафиксированными в форме ИНВ-18. Если таких работников больше одного, то свою подпись в документе должны поставить все.
- Последний документ, в который вносятся данные, это ведомость учета результатов (форма ИНВ-26), в ней фиксируются окончательные показатели.
Знать фактическое количество товара и иных ценностей, находящихся в ведении предприятия - одно из обязательных условий эффективной работы. Именно поэтому стало обязанностью, прописанной в Законе о бухгалтерском учете. Таким способом обеспечивается достоверность данных а также проверяется фактическое наличие имущества и обязательств.
В идеале данные на бумаге и в действительности должны совпадать. Но по разным причинам (хищения, порча, естественная убыль, стихийные бедствия и прочее) могут быть выявлены расхождения. В таких случаях составляется сличительная ведомость. Типовая форма ИНВ-18 - документ, в котором указывают данные о возможных несовпадениях в наличии основных средств, а ИНВ-19 - отражает учет результатов инвентаризации
Такие документы составляются бухгалтером, который отражает в них данные из соответствующих сопоставляя их с данными бухгалтерских счетов. В итоге могут обнаружиться недостачи либо излишки. При этом их суммы в данных документах должны быть указаны в соответствии с оценкой в бухучете. Ответственный работник бухгалтерии обязан тщательно проверить, правильно ли все подсчитано. И только после этого делать соответствующие записи.
Сличительная ведомость содержит также обязательные для заполнения поля, в которых указывается информация о структурном подразделении, в котором проводилась инвентаризация, номер и дата приказа, дата начала и окончания проведения инвентаризации, а также ФИО Каждый такой документ имеет свой порядковый номер, который указывается в определенной графе.
Порядок заполнения второй и третьей страниц ИНВ-19 таков. В графе 1 указываются порядковые номера ТМЦ, подвергнутых инвентаризации. Графы 2 и 3 предназначены для указания наименования, назначения материалов, их краткой характеристики и номенклатурных номеров.
В следующих графах отражается информация о единице измерения и ее коде согласно ОКЕИ, инвентарные номера, а при наличии - и данные паспортов. Далее идет основная информация, для выяснения которой, собственно, и составляется сличительная ведомость - это количество и сумма лишних (либо недостающих) товарно-материальных ценностей, отраженных в графе «Результаты инвентаризации».
В столбцах 12,13,14 указывается уточнение записей, которые связанны с излишком. В графах 15-17 уточняются данные, связанные с недостачей.
В конце второго листа сличительная ведомость содержит данные об итоговом количестве и сумме излишков (либо недостач) ТМЦ. Главный бухгалтер в обязательном порядке должен поставить здесь свою подпись!
На третьей странице в графах 18-23 отражаются результаты зачетов по пересортице, разрешенной специальной комиссией. В графах 24-26 проставляется количество и сумма излишков, а также на которых они оприходованы. Графы 27-32 содержат такую же информацию, но в разрезе недостачи ТМЦ.
Составляется сличительная ведомость в двух экземплярах. Делается это вручную или при помощи компьютера. Один документ остается в бухгалтерии, второй - передается лицу, несущему ответственность за сохранность ценностей соответствующего вида. Его подпись, ФИО и должность также обязательно должны присутствовать в таком документе.