Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает сроки для ведомственного хранения документов. Перед тем как попасть на государственное или муниципальное хранение, архивные документы хранятся в ведомственных архивах, согласно срокам, установленным в законодательстве. Таким образом, ведомственное хранение документов – это хранение архивных документов в ведомственных архивах перед сдачей на их государственное хранение. Отсюда следует, что основной и главной задачей ведомственного хранения документов является сохранность архива организации до непосредственной передачи на государственное хранение.
Комплектование архивов для ведомственного хранения документов , в соответствие с действующим законодательством, производится на основании списков, которые составляют государственные и муниципальные архивы. Включение в эти списки негосударственных организаций, а также частных лиц осуществляется отдельно на основании договоров.
Для определения наиболее полного списка источников комплектования ведомственных архивов выявляются все организации, которые действуют в пределах зоны комплектования архива. После этого для организации ведомственного хранения документов необходимо установить связь со всеми этими организациями: завязать деловые контакты, проанализировать структуру, функции. Для ведомственного хранения документов очень важно знать состав и функции архивов всех организаций района. Для этого производится скрупулезный анализ планово-отчетных и других документов, просматриваются описи и номенклатуры дел. После проведения всех этих мероприятий делается вывод: необходимо ли ведомственное хранение документов данной организации. В зависимости от того, какие документы хранятся в ведомственном архиве, составляется паспорт архива организации. В паспорт архива организации включаются сведения об условиях хранения документов, количестве единиц хранения, обеспеченности кадрами ведомственного архива и др.
Одной из самых важных проблем ведомственного хранения документов является сохранность этих самых документов на протяжении всего срока хранения. Требования к обеспечению сохранности документов ведомственного архива регламентированы в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Для разрешения этой проблемы необходимо постоянно проводить меры по развитию и совершенствованию материально-технической базы архивов. Необходимо вовремя проводить ремонт зданий, средств хранения, архивного оборудования. Также очень важную роль играет обучение сотрудников. Хорошая квалификация архивариусов – это надежность и сохранность документов.
Как уже стало понятно, полнота и качество документов, поступающих на государственное и муниципальное хранение, напрямую зависит от правильной организации ведомственного хранения документов. Очень важную роль в этом играет паспортизации ведомственных архивов.
Многочнсленные реорганизации мин-в, вед-в осложнили ОСД и учет док-тов, которые находятся на ведомств., хранении, их подготовку к передаче в гос. архив. Повышение объема док-тов в ведомствах при проблеме «архивной полки» в гос арх. Нужно обеспечить эф. работу с док-тацией от стадии делопроиз-ва до передачи в гос. арх.. Это возможно осущ. на основе взаимодействия м/у работниками гос. делопро-ых и вед. арх. служб.
Реорганизация структуры фед органов привело к изменениям вед хр. Многие проблемы вед хр. - традиционны,. которые сейчас обострились, но есть и новые: повышение объема дел, находящихся на вед. хр., перегруженность, нехватка помещений, отвечающих требованиям, хранение док-тов фед, органов в помещениях, принадлежащих ком. структурам, сокращение кол-ва штатных арх. работников; не всегда четкое определение правопреемника в случаях ликвидации, реорганиз-ии мин-в, вед-ва. Нужно сохран-ть док-ты, упорядочить, добиться создания во вновь созданном или реорганизованном вед-ве арх. службы. Но не хватает средств и штатов; нет понимания? о соотношении правопреемства функций мин-ва н правопреемства хранения док-тов.
1998г. Главное контрольное управление России иРос архив провели проверку выполнения фед. органами требований нормативных актов в обл. Арх. Дела. Мин-ва экон-ки с Рос архивом разраб гос. программу по ОСД, образов-ся в период СССР., включ. комплекс мероприятий по решению этой проблемы на гос. и вед. хранении. Эту программу начинают использовать. Успех, если фед. органы б тоже участвовать в подготовке? вед. хр. Составной частью этой программы м/б отраслевое регулирование в деят-ти вед. арх. Сейчас во многих мин-ах утрачена подведомственная, сеть - ?. можно ли говорить о централизиров. воздействии на состояние вед. хр или «отраслевой» подход изжил себя и каждое ведомство д. работать с док-тами т своего апперата. Некот фед. органы сохран. влияние на подведомств. сис-му, осуш. общеотраслевую координацию, регулирование деятельности профильн. учрежд. А необходимо чтобы в отрасли действовали единые правовые, орг. и метод основы работы док-тами. Некоторые ведомства осуш. контроль за состоянием арх. подвел орган-нй, издают приказы, проводят проверку (Минфин, Минюст). Рос архив вместе с ведомствами издает распорядительные док. для их систематизации по? сроков усл. хр. их отбора и передачи Целесообразно вернуться к практике совместных отраслевых проверок состояния арх. и делопроизводства. с последующим рассмотрением на коллегиях итогов.
Но не все вед-ва согласуют с. рос арх. ? АД (98г. Госстрой Р. направил в местн. органы БТИ письмо о создании арх. фондов БТИ на основе трехсторонних соглашений: Госстроя, Роарх, н глав администрации субъектов. Это письмо не б. согласовано с Росарх.)
Разработки норм-мет, пособий для подвед, сис-м. Возможно оказание помощи в разработке примерных номенклатур и примерн. отраслевых списков Разработку примерных пособий для орган-нй опред. видов, м. поручить как научно-исслед. работу местным арх. учрежд. по линии ЗМНС. ЗМНС появились в в 70-е г. В Урал. ЗМНС вход: Удмуртия, Свердл., Курган., Перм., Тюм., Чел., Башкортостан, Оренбург.
Объем доков, которые с даются: в гос. арх. каждый год снижается, т.к. нет площадей в юс. арх. Осложн. прием доков и большое кол-во (50%) неподготовленных к передаче. П/д гос. н вед арх. проблема пересмотра состава док., подлежащих передачи в гос арх. с учетом роли их в н/к.
И работа по установлению сроков хр, для нов видов доков на основе критериев ценности. Н. переработка номенклатуры ведомств, чтобы она учит, всю док-тную инфо на разных носителях. И пере утверждать номенклатуру нужно не 1 раз в 5 лет, а ежегодно.
Нужно обследовать. фед орг. , выявление баз данных, постановки их на учет в госарх Начинать н. с учета нужно описания БД в ведомствах. Пока этого нет; нужна номенклатуры электрон, док-тов со сроками хранения, номенклатуры БД,
В соотв. с Основ, правилами гос. арх. 2002г. гос. арх.. осущ контроль за деят-тью арх. орг-нй, проверки бывают- комплексные, тематические, контрольные. Значение: помощь вед., арх. Привалов отмечает, что создаются очень много дефектов док-тов, которые нужно реставрировать
В ходе реализации решения прав-во 99г - «О мерах по сохранению АФ РФ и улучшению использования арх. док-тов.» проводятся проверки использования помещений в вед. архивах. Совместно с банком России было разраб. Положение о порядке работы с док-тами, образующимися в деят-ти кредит, организ. в случае ликвидации.
По поручению Правит-ва 99г. проводит, упорядочивание док-тов бывших союзных министерств. Продолжается упоряд, арх док-тов 14 министерств и ведомств, упраздненных в 2000г.
На вед. хранении хранится много док-тов с постоян. сроком хранения и по личному составу из-за загруженности ГА; много док-тов хранится в орган-ях сверх установленного срока. Остается? о судьбе док. организаций - банкротов, ликвидированных кредитных организаций. Есть факты утраты доков в вед. арх. Нужно совершенст-ть деят-ть ЗМНС арх. учрежд. Организ-ть обсуждение актуальн. ? их работы на заседании Круглого стола председателей ЗМНС.
2002г. Осн. правила работы арх орган-ий: обязат. х-р для орг-ий - источников комплектования, а рекомендат. х-р - для не источников комплектования Для орган-ций, кот хранят секрет, док-ты распростр. т. на работу УД
УА фед орг. вл.
Центр, отрасл.
Центр, арх. орг-ий или отраслей, фонды.
Объед. арх. (док-ты одной или нескольких отраслей)
Арх орган-ий.
В «Отеч. арх.» публ. материалы о работе разл. арх орг-ий (Еременко, Козлов, Леонтьевя). Постановление прав-ва 03.03..93. возлаг. на ведомства, орг-ни создание страх, фонда копий на особо ценные док-ты.
Проблемы ведомственного хранения (продолжение).Федеральный закон об Архивном деле в РФ в разделе "Общие положения" даны основные понятия; в том числе и понятие Архивного фонда РФ.
АФ РФ- исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, составной частью информационных ресурсов России и подлежащих постоянному хранению;Зафиксировано разделение Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) на гос. и негос. Части
Ведомственный_архив- архив, не входящий в систему ФАС. находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации либо являющийся структурным подразделением организации .
Виды ведомственных архивов:
1. Отраслевой государственный фонд- музеи и библиотеки Министерства культуры, Академии наук.
2. Центральный отраслевой архив министерства или ведомства (хранит док-ты организации отрасли всех уровней подчиненности);
3. Центральный архив министерства (хранит документы цент-рального аппарата + организаций непосредственного подчинения);
4. Объединенный ведомственный архив (хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных но виду деятельности);
5. Объединенный межведомственный архив (хранит док-ты нескольких организаций или систем). Создается для хранения документов поличному составу,
6. АРХИВ учреждения (хранит документы учреждения и общественных организаций).
Все гос. архивы хранят документы; законченные Делопроизводством. Хранят фонды своей организации и могут хранить фонды предшественников личные фонды и страховой фонд.
Работа регулируется Основными правилами работы ведомственных архивов (Москва, 1986) + отношения ведомственных и государственных архивов
Одна из основных проблем - проблема ведомственного хранения, обеспечение сохранности документов. Эту проблему в журнале "Отечественные архивы", выходящем с 1992 г.. освещали: Еремченко, Леонтьева (1994 г.). Артизов (1996 г.). Колотив (1997 г.). Б № На 1999 г. Вышла статья Еремченко "Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях, ведомственной реформы: основные проблемы".
Многочисленные реорганизации министерств и ведомств в процессе формирования новой системы управления серьезно осложнит обеспечение сохранности документов я их учет в ведомствах, то есть в ведомствах возросли объемы документов, в том числе неупорядоченных(неописанных)но при возрастании объема документов. ведомственных архивов остались прежними. В этих условиях главная задача работников, ведомств и ФАС - обеспечить эффективную работу с такими документами. Это возможно только при условии сотрудничества работников; ФАС. делопроизводственных и Ведомственных архивных служб.
Проблемы ведомственного хранения в условиях реорганизации государственных структур: I. Проблема государственного регулирования ДОУ.
II. Проблема взаимодействия работников ФАС, делопроизводственных и ведомственных архивных служб в организации хранения документов.
III. Заключение соглашений о депозитарием хранении документов между ФАС и отраслевыми государственными ЗАКЛЮЧЕНИЕ СОГЛАШЕНИЙ О ДЕПОЗИТАРНОМ ХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ МЕЖДУ ФАС И ОТРАСЛЕВЫМИ ГО СУДАРСТВЕННЫМИ ФОНДАМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ
В отраслевых государственных фондах хранится 28.5 миллиона дел (библиотеки и музеи Министерства культуры. Академии наук).
Для депозитарного хранения документов МВД ФСБ на места направляются письма о заключении «ютветствутоших соглашении на уровне соответствующих органов субъектов РФ.
IV. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОТБОРА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В ГОСАРХИВЫ Объемы документов, поступающих в госархивы из ведомств, в последние годы снижаются из-за неупорядоченности в ведомствах и отсутствия в архивах площадей.
Сегодня в федеральных органах исполнительной власти хранится сверх срока свыше 320 000 дел. это на 42% больше, чем в 1996 году. 50% этих дел не подготовлены к передаче к госархивы,
В настоящее время перед государственными, и ведомственными архивами стоит задача - пересмотреть состав документов, подлежащих приему в госархивы. Для этого нужно;1) определить состав министерств, документы которых следует пересмотреть;2) определить состав документов, сроки хранения которых будут пересмотрены (соцсоревнование, изобретательство).3) определить критерии, по которым будет проводиться эта работа.
Проблема ведомственного хранения документов рассматривалась на Всероссийской конференции, посвященной" проблемам ведомственного хранения документов. Эта конференция прошла в Екатеринбурге в 1996 году.
ВТОРОЙ уровень- ВЕДОМСТВЕННЫЕ АРХИВЫ МИНИСТЕРСТВ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ГОСПРЕДПРИЯТИЙ.
1. Проблем финансирования, отсюда ~ кадровая проблема (старые кадры уходят, новые не приходят).
2. Проблема преемственности в работе. Преемственность в работе государствениых: и ведомственных архивов обеспечивалась единством и логичностью нормативно-методической базы. Теперь этого нет - старые документы отменены, достойных новых - не создали. Предлагается восстановить преемственность благодаря разработке норматив но-методической базы и постепенного ее совершенствования.
3. Необходимость взаимодействия ведомственных архивов с ФАС.
4. Условия хранения документов в организациях в 90-е годы значительно ухудшились; подчас катастрофические (подвалы, полуподвалы). Нет денег + низкий уровень сознания руководителей. В этом могут помочь средства массовой информации, разъясняя проблему.
5. В архивах увеличился объем документов, хранящихся сверх срока. Отсюда - архивы не комплектуются, потому что нет свободных площадей.
ТРЕТИЙ УРОВЕНЬ - АРХИВЫ НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Проблемы все те же. Выход: заключение договоров и соглашений на хранение документов. Работа над уровнем сознания руководителей в этой области.
(1990-е – н. 2000-х гг.)
Г.В.Разоренова, главный специалист Управления по делам архивов Калужской области
- ведомственное хранение документов
- источники комплектования архивов
- паспорта архивов организаций
- сведения о состоянии хранения документов в источниках комплектования архивов
- анализ итогов паспортизации ведомственных архивов.
Качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое организациями в течение периода, установленного нормативными документами. Сроки ведомственного хранения документов установлены в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации». Одной из главных задач ведомственных архивов (или других структурных подразделений организаций, на которые возложены их функции) всегда было и остаётся обеспечение сохранности документов организации и подготовка их к передаче на государственное хранение.
В Российской Федерации в целом, и в Калужской области в частности, действует большое количество учреждений, организаций и предприятий. Например, в Калужской области насчитывалось организаций: на 1 января 1998 года - 17 843, в 1999 - 18 650, 2000 – 20 003, 2001 – 21 214, 2002 – 22 867, 2003 – 24 234, 2004 – 25 537, 2004 – 25 537, 2005 – 26 583, 2006 – 27 890. Однако, только некоторые из них сдают свои документы на государственное или муниципальное хранение и, таким образом, являются источниками комплектования архивов (источник комплектования архива это «юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив»).
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» «государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приёму на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.
Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора».
Это же положение закреплено и развито в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённых приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19. Правила определяют, что «государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации».
В целях определения наиболее полного состава источников комплектования архивов выявляются, по возможности, все организации, действующие в пределах зоны комплектования архива. После этого с ними устанавливаются деловые контакты, анализируется структура, функции, состав документов организации путём изучения организационно–распорядительных, планово–отчётных и других документов. В результате устанавливается, какие стороны экономической, социальной, культурной, общественно–политической жизни отражаются в деятельности данной организации; место, занимаемое организацией в структуре отрасли или общественной жизни; масштаб её деятельности и др. На основании проведённого анализа делается вывод о целесообразности включения организации в состав источников комплектования архива.
Таким образом, списки учреждений, организаций и предприятий источников комплектования архивов закрепляют круг организаций, которым уделяется приоритетное внимание со стороны архивных органов при организации своей деятельности. Архив ведёт наблюдательное дело на каждую организацию, являющуюся источником комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие её правовой статус и деятельность, а также работу ведомственного архива и организацию документов в делопроизводстве и оказывает организациям необходимую методическую помощь в организации делопроизводства и ведомственного архива.
В соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённым приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» «организации – источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно к 30 декабря отчётного года составляют и представляют в соответствующие архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря … г. в зависимости от состава документов, образующихся в процессе деятельности этих организаций». Существует три разновидности паспорта архива организации: паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию; паспорт архива организации, хранящей кинофотодокументацию; паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию.
В зависимости от того, какие документы хранятся в ведомственном архиве, составляется один из паспортов или все три паспорта. Паспорт архива является основным документом централизованного учёта в ведомственном архиве. «Для того чтобы механизм централизованного учёта чётко работал, необходимо строго соблюдать сроки представления учётных документов в вышестоящие органы. Поэтому очень важно своевременно представить паспорт архива организации в государственный (или муниципальный) архив, источником комплектования которого он является, чтобы архивисты могли вовремя суммировать данные, полученные по всем источникам комплектования»
В паспорт архива организации включаются сведения об условиях хранения документов, количестве единиц хранения, обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря … года.
Государственные и муниципальные архивы в соответствии с Регламентом на основании представленных паспортов составляют сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования архивов на 1 декабря … г. и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, в котором на основании представленных сведений составляются сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования государственных и муниципальных архивов субъектов Российской Федерации на 1 декабря … г. и направляются 1 раз в 3 года в Федеральное архивное агентство России.
Федеральное архивное агентство России составляет сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования государственных архивов, государственных и муниципальных архивов субъектов Российской Федерации на 1 декабря … г. Анализ данных паспортизации за определённый период времени позволяет выявить тенденции, которые происходят в организации ведомственного хранения документов учреждений-источников комплектования архивов как в целом по Российской Федерации, так и по субъектам Российской Федерации.
В 90–е годы ХХ века в Калужской области (как и в целом по стране) прослеживалась увеличение количества источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В 2000-е годы при росте общего количества организаций наблюдается сокращение количества государственных и негосударственных организаций-источников комплектования архивов. Связано это с проведением административной реформы и реформы органов местного самоуправления, которые повлекли за собой преобразования в структуре органов государственной власти и местного самоуправления, их ликвидация. На 1 декабря 1993 г. в списках источников комплектования архивов Калужской области числилось 1546 организаций, на 1 декабря 2006 г. – 1389 (из них 345 негосударственных).
Одной из наиболее сложных и важных в настоящее время является проблема обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве. «В основе комплекса мер по сохранению документов лежит развитие и совершенствование материально-технической базы архивов. Слагаемыми материально–технической базы являются здания, средства хранения, оборудование для поддержания нормативных режимов хранения документов, оборудование, обеспечивающее консервацию и улучшение физического состояния документов, а также их безопасное использование». Требования к обеспечению сохранности документов ведомственного архива регламентированы в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Оптимальные условия для хранения документов обеспечиваются, в первую очередь, предоставлением для ведомственного архива помещения. Анализ сведений о состоянии хранения документов в учреждениях–источниках комплектования архивов показывает, что обеспеченность помещениями ведомственных архивов Калужской области остаётся примерно на одном уровне: на 1 декабря 1993 года – 457 (29,6 %), на 1 декабря 2006 – 497 (35 %). Итоги паспортизации на 1 декабря 2006 годы показали, что в Калужской области этот показатель чуть ниже, чем в целом по стране (39 %).
Положительным моментом в состоянии хранения документов в учреждениях Калужской области в 2000–е годы является значительное увеличение количество штатных работников архивов в учреждениях: на 1 декабря 1993 года – 36 (2,3 %), на 1 декабря 2006 г. – 108 (7,8 %). Такая же тенденция в последние годы прослеживается по всей стране (по сравнению с 2003 г. количество организаций, имеющих штатных работников, увеличилось с 6 до 8 %).
В обеспечении качественного комплектования архивов большую роль играют экспертные службы. При Федеральном архивном агентстве России действует Центральная экспертно–проверочная комиссия (положение о ЦЭПК утверждено приказом Федерального архивного агентства от 02.05.2007 № 22).
В соответствии с положением основными задачами ЦЭПК являются:
- «определение концепции, принципов и критериев формирования Архивного фонда Российской Федерации, состава документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;
- рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации;
- рассмотрение и принятие решений по научно–методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов;
- осуществление научно–методического руководства деятельностью экспертно–проверочных комиссий (ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральных государственных архивов, Центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий федеральных органов государственной власти, организаций».
В уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела создаются экспертно–проверочные комиссии (ЭПК). ЭПК создана и действует в Управлении по делам архивов Калужской области. Заседания комиссии проводятся, как правило, один раз в месяц. На заседаниях рассматриваются годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, номенклатуры дел, положения об архивах, положения об экспертных комиссиях, инструкции по ведению делопроизводства учреждений и др. вопросы.
В учреждениях, организациях и на предприятиях должны создаваться экспертные комиссии (ЭК). Положение об ЭК разрабатывается на основании примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утверждённого приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. ЭК создаётся приказом руководителя учреждения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты (не менее трёх–пяти человек). Обычно в состав ЭК входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения, специалисты основного профиля деятельности учреждения, экономист или работник бухгалтерии. В состав ЭК может входить и представитель архивного учреждения для контроля и оказания методической помощи в работе ЭК. Основными функциямиэкспертных комиссий учреждений является рассмотрение проектов номенклатур дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел учреждения, отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения.Сложившаяся в стране, и в том числе в Калужской области, система экспертных органов позволяет решать в коллегиальном порядке все вопросы (в том числе и спорные) по организации и проведению экспертизы ценности документов, установлению сроков хранения документов, составлению номенклатур дел, описей дел.
Полнота состава документов, поступающих на государственное хранение, во многом зависит от качественного составления номенклатур дел учреждений, организаций и предприятий. Правила составления номенклатуры дел закреплены в «Основных правилах работы архивов организаций». Необходимо отметить, что пересоставление и согласование с ЭПК номенклатуры дел производится не реже одного раза в пять лет. В случае коренных изменений функций или структуры организации номенклатура дел также подлежит согласованию с ЭПК органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Уточнение номенклатуры дел организации должно проводиться ежегодно. Для этого в номенклатуру дел вносятся необходимые уточнения, она перепечатывается и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов используются типовые и ведомственные перечни документов. Типовые перечни «охватывают всю документацию, характерную для деятельности учреждений, независимо от их отраслевой направленности, отражающую обязательные для всех учреждений, организаций, предприятий функции общего руководства отраслью, контроля, планирования, финансирования, учёта и т.п., а также наиболее распространённые виды документов нетипового характера». Ведомственный перечень представляет собой «справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы, предусматривающий максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности организаций этого ведомства, и с указанием сроков хранения каждой категории документов. Ведомственный перечень включает как общий типовой состав документов, так и документацию, характерную именно для данного ведомства».
Обеспеченность учреждений, организаций и предприятий–источников комплектования архивов номенклатурами дел по данным паспортизации ведомственных архивов в 2006 году Калужской области ниже, чем в целом по России (83 %) и несколько снизилась по сравнению с 1993 годом: на 1 декабря 1993 – 1351 (83, 3%); на 1 декабря 2006 – 981 (70, 6%).
Анализ паспортизации ведомственных архивов позволяет выявить степень обеспеченности учреждений, организаций и предприятий инструкциями по ведению делопроизводства. Инструкция по делопроизводству – это документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (исполнения) в процессе указанной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответствующих положений законодательных и нормативно–правовых актов. Её функциональное назначение заключается в установлении единого порядка документирования управленческой деятельности и единого порядка обращения с документами учреждения в процессе деятельности.
Обеспеченность инструкциями по ведению делопроизводства в Российской Федерации на 1 декабря 2006 г. составляла 62 % и по сравнению с 2003 годом существенно не изменилась. По Калужской области имеются следующие данные: на 1 декабря 1993 – 767 (49,6%); на 1 декабря 2006 – 684 (49%). Инструкции разрабатываются учреждениями на основании Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти «с учётом соответствующих положений других нормативно–правовых и организационно–распорядительных документов по вопросам ДОУ, издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых имеют обязательную силу для предприятия. При разработке инструкции принимаются во внимание особенности организации и специфика её деятельности».
Осуществление планомерного и качественного комплектования непосредственно зависит от степени подготовленности документов к передаче на государственное хранение. По Российской Федерации процент дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение на 1 декабря 2006 г. составил 71,4 % (за последние 10 лет по России он держится на уровне 71–73 %). По данным паспортизации ведомственных архивов полностью подготовили документы к передаче на госхранение в Калужской области: на 1 декабря 1993 – 635 организаций (41 %); на 1 декабря 2006 – 356 (25,6 %). Связано это, в первую очередь, с тем, что в связи с тяжёлым финансовым положением большинства организаций в 90–е годы в отдел ведомственных архивов (за счёт спецсредств) Государственного архива Калужской области практически не поступали заявки на обработку документов, проводимые работы часто не оплачивались или оплачивались не в полном объёме.
Также в связи с массовой ликвидацией учреждений в 90–е годы объёмы научно-технической обработки документов по личному составу были настолько велики, что возникла необходимость в первоочередной НТО документов по личному составу (в том числе организаций, не являющихся источниками комплектования архивов, в которых основной объём документов – документы по личному составу. И в организациях–источниках комплектования архивов количество документов по личному составу, которые нуждались в научно–технической обработке, превышало количество неупорядоченной управленческой документации. Например, за третий квартал 1992 года отделом ведомственных архивов (за счёт спецсредств) ГАКО была проведена обработка 3296 дел по личному составу и 308 дел постоянного хранения (при плане соответственно 1000 дел и 1200 дел). План по упорядочению документов по личному составу учреждений, организаций и предприятий на договорных началах за 1992 год был выполнен на 150,4 % (план 4,4 тыс. дел, факт – 6 617 дел).
В 2000-е годы положение несколько стабилизировалось, однако объём документов по личному составу, упорядоченных архивными учреждениями Калужской области на договорной основе практически ежегодно превосходил количество упорядоченных дел управленческой документации. Кроме того, упорядочение проводилось в основном в ликвидированных организациях, и большая часть упорядоченных документов поступила на хранение в государственные архивы.
Таблица 1
Динамика упорядочения документов на договорной основе архивными учреждениями Калужской области за 2001–2007 годы (ед.хр.)
Год |
Кол-во упорядоченных дел управленческой документации |
Кол-во упорядоченных |
2001 |
2052 |
1755 |
2002 |
2567 |
3343 |
2003 |
2069 |
2397 |
2004 |
2610 |
2847 |
2005 |
4096 |
1900 |
2006 |
2125 |
3153 |
2007 |
2663 |
Таким образом, за рассматриваемый период произошло значительное уменьшение количества упорядоченных дел управленческой документации, внесённых в описи: на 1 декабря 1993 г. – 144 922 (79,2 %); на 1 декабря 2006 г. – 113 299 (56,8 %).
В современных условиях невозможно строить научно–теоретическую и практическую работу в области комплектования и экспертизы ценности документов без учета факторов документообразования. В связи с этим актуальной задачей архивных учреждений является изучение интенсивности образования документов постоянного хранения в действующих учреждениях. Цель этой работы – установить количество ежегодно образующихся дел постоянного хранения и рассчитать объёмы поступлений документов на государственное хранение.
В 90-е годы количество образующихся дел постоянного хранения в организациях неуклонно сокращалось. Причина в том, что многие виды документов, которые велись ранее, не заводились в делопроизводстве. В последние годы, как в целом по стране, объем документооборота на 01.12.2006 г. по сравнению с 2003 г. возрос в целом на 13,6 тыс. дел или на 1,2 % и составил 1 млн. 116 тыс. дел, однако, учитывая то, что количество организаций в списках источников комплектования значительно сократилось, то расчёты показывают реальное увеличение на 11 %), так и по Калужской области наблюдается некоторый рост объема документооборота: на 1 декабря 1993 г. – 14 527; на 1 декабря 2006 г. – 10 466.
Объём дел управленческой документации, находящихся на ведомственном хранении, в последние годы несколько увеличивается. Всего хранится управленческой документации: на 1 декабря 1993 г. – 183 092; на 1 декабря 2006 г. – 199 407
Связано это, прежде всего, с тем, что архивные учреждения Калужской области в основном осуществляют приём на хранение документов ликвидированных учреждений в связи с загруженностью архивохранилищ. Значительно увеличился и превосходит по объёму приём дел по личному составу.
Таблица 2
Динамика приёма документов на государственное хранение архивными учреждениями Калужской области за 2001–2007 годы (ед.хр.)
Год |
Количество дел управленческой документации |
Количество дел по личному составу |
2001 |
5 098 |
14 652 |
2002 |
7 391 |
12 580 |
2003 |
10 772 |
12 987 |
2004 |
12 148 |
43 150 |
2005 |
9 885 |
17 433 |
2006 |
13 619 |
14 013 |
2007 |
7 458 |
8 969 |
По–прежнему велико количество дел, хранящихся в организациях сверх установленного срока. Это связано со значительным сокращением приёма дел на государственное хранение из–за отсутствия в архивах свободных площадей для приёма документов от ведомств, аварийного состояния архивохранилищ, приёма дел от ликвидированных учреждений, в том числе по личному составу. На 1 декабря 1993 г. в ведомственных архивах Калужской области хранилось сверх установленного срока – 70 535; на 1 декабря 2006 г. – 49 333.
Таким образом, организация ведомственного хранения документов оказывает существенное влияние на полноценное комплектование государственных и муниципальных архивов документами. Анализ итогов паспортизации ведомственных архивов за 1990–е – начало 2000–х годов позволяет сделать вывод о том, что по некоторым показателям состояния хранения документов в организациях–источниках комплектования архивов удалось добиться улучшения и стабилизации (наличие помещений, ведомственных архивов, штатных сотрудников). Улучшилось финансовое положение большинства организаций, что позволяет проводить научно–техническую обработку, экспертизу ценности документов силами специалистов–архивистов. Вместе с тем в связи с недостатком площадей для размещения документов в государственных и муниципальных архивах не удаётся наладить плановый и своевременный приём упорядоченных документов от учреждений по истечении сроков ведомственного хранения документов, что нередко впоследствии приводит к утрате части документов.
Паспортизация ведомственных архивов, несомненно, позволяет улучшить состояние ведомственного хранения документов и делопроизводства в учреждениях, организациях, на предприятиях. В ходе паспортизации архивными учреждениями выявляются организации, на которые необходимо обратить первостепенное внимание при планировании работы государственных и муниципальных архивов. Порядок составления и оформления паспортов рассматривается на семинарах, которые проводят сотрудники государственных и муниципальных архивов. Работники ведомственных архивов в ходе составления паспортов, обращаясь за консультациями по правильности их составления, одновременно получают необходимые разъяснения о порядке составления номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу, о происходящих изменениях в нормативно–методических документах по делопроизводству и архивному делу.
9.2. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.
9.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
9.4. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:
архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - 15 лет;
архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;
архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;
записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, подхозяйственные книги - 75 лет;
архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;
научная, технологическая и патентная документация - 10 лет;
конструкторская документация - 15 лет;
проектная документация по капитальному строительству - 25 лет;
телеметрическая документация - 5 лет;
кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы - не более 3 лет со времени изготовления;
фотодокументы - 3 года;
документы на машинных носителях - 5 лет.
9.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.
Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.
Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.
9.6. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п. 10.3), передаются в государственный архив.
9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.
9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.
9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 - 2.4.7 настоящих Правил.
9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.
9.8. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.
Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.
Организационные основы ведомственного хранения документов были заложены в первых декретах Советской власти по архивному делу. Декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» содержал принципиально важное положение о том, что архивы правительственных учреждений ликвидируются как ведомственные учреждения, а хранящиеся в них дела образуют Единый Государственный архивный фонд. Это означало отмену принципа постоянного хранения дел. В соответствии с декретом, дела необходимые для повседневной работы оставались в помещениях ведомства, но поступали в распоряжение Главного управления архивным делом.
Декрет Совета народных комиссаров РСФСР от 31 марта 1919 года «О хранении и уничтожении архивных дел» определял сроки хранения документов в ведомствах, а так же основы экспертизы их ценности.
В 1924 году Центрархив РСФСР начал разработку «Правил постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». В 1925 году они были утверждены коллегии Центрархива и направлены в ведомства.
В конце 20-х годов состояние архивного дела на местах было неудовлетворительное. Налаживанию ведомственного хранения документов препятствовало отсутствие действенного контроля со стороны Центрального архивного управления. Акты обследования состояния ведомственных архивов сводились только к констатации недостатков.
Декрет о хранении и уничтожении архивных дел установил только порядок проведения экспертизы ценности дел специальной комиссией. Возникла необходимость в разработке ведомственных перечней дел, подлежащих постоянному и временному хранению. Но ведомства не занимались этой работой. Поэтому было предложено создать общий для всех учреждений перечень дел по типовым видам документов.
В первой половине 30-х годов архивные учреждения РСФСР приняли меры для налаживания ведомственного хранения документов низовых организаций, особенно колхозов и совхозов. В циркуляре ЦАУ РСФСР от 17 ноября 1930 года предлагалось немедленно взять на учет архивы этих организаций, осуществить прием на государственное хранение документов по 1927 год и обеспечит сохранность документов за более позднее время.
5 февраля 1936 года было принято постановление ЦИК и СНК СССР «ОБ упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и других центральных учреждениях СССР». В этом постановлении был определен состав документов ведомственного архива; организационно-правовое положение ведомственных архивов: отдел в составе народного комиссариата.
Все наркоматы и ведомства в обязательном порядке должны были пересмотреть состав архивов, изъять документы с истекшими сроками хранения, разработать перечни дел, не подлежащие дальнейшему хранению, оснастить архивы необходимыми техническими средствами и помещениями.
В связи с принятием этого постановления между архивами наркоматов было развернуто соревнование. 28 февраля 1936 года было утверждено «Типовое положение об архиве наркомата (центрального учреждения). Этим положением были установлены организационная структура архива, его задачи, права и обязанности заведующего архивом.
В 1936 году была развернута планомерная работа по проверки ведомственных архивов.
Все это дало свои положительные результаты. К 1 октября 1936 года полностью привели в порядок документы архивы секретариатов ЦИК СССР и ВЦИК, управлений делами СНКА СССР и РСФСР большинство наркоматов. В начале 1937 года некоторые наркоматы предприняли попытку улучшить состояние ведомственных архивов своих систем.
На установление контактов с ведомствами была направлена работа архивных учреждений в этот период.
ЦАУ СССР и РСФСР взято на учет 289 ведомственных архивов, согласовано 19 перечней документов со сроками хранения.
Постановление ЦИК и СНК СССР от 5 февраля 1936 года окончательно определило статус ведомственных архивов, заложило основы современной системы организации ведомственного хранения документов.
В середине 30-х годов в поисках новых форм хранения документов некоторые учреждения стали создавать объединенные межведомственные архивы. В архивах ряда наркоматов стали сосредотачиваться дела не только структурных подразделений, атак же и организаций непосредственного подчинения.
К началу Великой Отечественной войны сложилась довольно обширная сеть объединенных ведомственных архивов, охватившая различные категории учреждений, предприятий и организаций.
В Положении о Государственном архивном фонде СССР от 29 марта 1941 года сохранялась сложившаяся разновидность ведомственных архивов: архив учреждения и объединенный архив, с наделением их функции контроля за архивной частью делопроизводства и постановкой архивного дела как в учреждении, так и в подведомственных ему организациях.
В годы Великой отечественной войны архивы учреждений сильно пострадали, задержалось развитие их сети.
Проходившая в конце 50-60-х годов перестройка, в ходе которой комплектование и экспертиза ценности документов стали активной функцией государственных архивов, оказала положительное воздействие на организацию ведомственных архивов.
Важную роль в налаживании работы ведомственных архивов сыграло постановление Совета министров СССР от 25 июля 1963 года « О мерах по улучшению архивного дела в СССР». После его принятия министерства и ведомства стали больше уделять внимания обеспечению сохранности документов, приведению их в надлежащий порядок, в учреждениях активизировалось создание специальных архивов для концентрации материалов подведомственных организаций. Местные органы государственного управления приняли решение о создании объединенных архивов: здравоохранения, народного образования, торговли.
В конце 60-х годов в РСФСР появились первые объединенные междуведомственные архивы для хранения документов сельскохозяйственных учреждений
Решающее влияние на распространение объединенных архивов оказало постановление Совета министров РСФСР от 27 мая 1969 года «О мерах по дальнейшему улучшению архивного дела в РСФСР» Постановление обязывало министерства и ведомства создавать архивы для концентрации и централизации хранения документов подчиненных им учреждений. Объединенные ведомственные архивы должны были содержаться за счет средств получаемых по договорам от учреждений и предприятий за централизованное хранение пи использование архивных документов.
К 1971 году количество объединенных архивов выросло с 30 до 190.
Одновременно Главархив СССР предпринял усилия для методического обеспечения организации объединенных архивов. Появились рекомендации по созданию объединенных архивов и их комплектованию, а так же типовое положение об объединенном ведомственном архиве. В них говорилось о целесообразности создания таких архивов в системах органов государственного управления, суда и прокуратуры, в промышленности, сельском хозяйстве, строительстве, на транспорте, а так же в отраслях, связанных с обслуживанием населения.
Изменения, происходившие в управлении народным хозяйством в первой половине 70-х годов, оказали заметное влияние на расширение сети объединенных архивов в сфере материального производства. После выхода постановления Совета Министров РСФСР от 31 мая 1977 г. с указанием активизировать работу по созданию объединенных архивов почти в овсех автономных республиках, краях и областях местными органами власти принимались решения о создании укрупненных ведомственных архивов, а для междуведомственных архивов по сельскому хозяйству утверждались штатные расписания и фонд заработной платы, списки учреждений, передающих документы, выделялись помещения.
12 июня 1981 года Главархив СССР утвердил Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного объединения, согласно которому такой архив хранил документы управления (дирекции), головной организации объединения, структурных единиц объединения, учреждений, организаций и предприятий, подчиненных объединению.
Несмотря на расширение сети объединенных архивов, его темпы не устраивали сотрудников архивной службы. По инициативе Главархива РСФСР 13 августа 1980 года было издано постановление Совета министров РСФСР, которое послужило дополнительным стимулом в создании объединенных архивов. В 1980 году было создано 33 архива в 18 автономных республиках, краях и областях, в 1981-23, в 1982-48 архивов.
Архивы создавались в пределах общей штатной численности и фонда зарплаты, выделенных министерствам, дополнительных штатов не выделялось. На начало 80-х годов была утверждена на республиканском уровне должность заведующего объединенным архивом.
В 1986 году выходят «Основные правила работы ведомственных архивов», в которых вопросы работы ведомственных архивов, экспертных комиссий, учета документов получили более обстоятельное развитие и конкретизацию. Правила в полном объеме отражают все изменения произошедшие в ведомственном хранении за последние двадцать лет (после выхода первых правил в 1963 году).Важно включение впервые в правила работы ведомственных архивов таких разделов как классификация документов в пределах архивного фонда, работа с документами по личному составу, организация работы архива: планирование, учет и организация труда. Система ведомственных архивов включает в себя: архив организации, центральный архив министерства, ведомства, центральный отраслевой архив
министерства или ведомства, объединенный ведомственный архив, объединенный междуведомственный архив.
В начале 90-х годов в Российской федерации насчитывалось около 940 укрупненных ведомственных архивов, где было сосредоточено примерно 21 млн.дел В этот период проблема сохранности и использования докмуентов на ведомственном уровне встала с особой остротой из-за разрушения союзных структур управления. Огромные документальные комплексы часто оставались бесхозными. Поэтому Правительство РСФСР 14 ноября 1991года было издано распоряжение об обеспечении сохранности документов ликвидированных министерств и ведомств СССР.
Реформы привели к тому, что взаимоотношения между министерствами и ведомствами, предприятиями, учреждениями резко изменились. Административно-командные отношения ушли в прошлое, появилось множество организаций негосударственного типа. Создание ведомственных архивных служб, в основе которых могли находится объединенные архивы стало практически нереальным. Увеличилась угроза гибели документов, особенно документов по личному составу. Которых накопилось только в учреждениях – источниках комплектования архивов России свыше 70 млн.дел. За 1992-1993гг. по неполным данным только на районном уровне погибло более 50 тыс. таких дел. В этих условиях объединенные архивы представляли эффективную форму хранения документов по личному составу.
По инициативе Росархива Правительство РФ 23 апреля 1992 года издало распоряжение, в котором рекомендовало органам исполнительной власти рассмотреть вопросы создания архивов для хранения документов по личному составу.В ходе выполнения распоряжения во многих регионах были созданы такие архивы. Сеть таких архивов в России развивалась достаточно быстро: в 1986 их было 128, а в 1992 – уже 250. В течение 1992-1993гг. в республиках краях и областях, представляющих 61 субъект Федерации, создано 705 таких архивов, из которых 94% действовало на бюджетном финансировании. В них было сосредоточено более 2,2 млн.дел.
За время существования России как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры федеральных органов. Что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.
Нынешняя ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.
За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена
подведомственная сеть В прежнем виде «отраслевой» подход к работе с
документами невозможен. Но тем не менее многие федеральные органы
осуществляют общеотраслевую координацию деятельности
подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов. В последнее годы активизировалась
деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение.
Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение-хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.
История создания ведомственных архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение. Многолетняя практика показала возможность существования целого ряда промежуточных архивохранилищ в российских условиях.