Суточные командировочные расходы включают проживание, проезд, питание и другие затраты, отраженные в коллективном договоре. Для снижения налогооблагаемой базы суточные не должны превышать 700 рублей при поездках по России, 2 500 рублей при выезде за границу.
Суточные командировочные расходы: виды особенности
Практически все организации при необходимости направляют своих работников в командировки. При этом компания гарантирует своему сотруднику – сохранение его основного места работы, должность занимаемую им, средний заработок и возмещение всех затрат, имевших место во время поездки. Согласно ТК РФ ст. 168 подобные траты – командировочные расходы.
Командировочные расходы в полном объеме возмещаются организацией. Затраты на поездку по служебным нуждам включают:
- Суточные – расходы на основные личные потребности (поиск жилья, питание).
- Проездные – возмещение затрат на проезд (но только не такси), оформление билетов, постельные принадлежности во время поездки.
- Наем – аренда помещения для проживания, бронирование.
- Другие затраты – разговоры по телефону по служебной необходимости, интернет, телеграфные, банковские и почтовые услуги.
Перечисленные расходы отражены в коллективном соглашении компании, предприятия. Данный договор используется при льготном налогообложении (доходы минус затраты).
- питание;
- услуги, предоставляемые на платной основе, при отеле, по месту проживания сотрудника;
- пользование услугами других фирм, указанных в соглашении.
Перечисленные в локальном документе командировочные расходы подтверждаются работниками документально.
Командировочная отчетность: обязательная документация
Оплата поездок по служебной необходимости осуществляется на основании определенного комплекта бумаг.
До отправки сотрудника в поездку предприятие оформляет:
- служебный план;
- приказ на организацию служебной поездки;
- командировочный лист с отметкой о времени отбывания сотрудника.
По окончанию поездки, работник предоставляет в бухгалтерию организации на протяжении 3-х дней следующую отчетность:
Для подтверждения расходов во время командировки необходимо предоставить определенный перечень документов, чтобы при превышении выданного аванса сотруднику компании были возмещены его затраты, предусмотренные коллективным договором.
Командировочные расходы в бухгалтерии
При исчислении суммы подлежащей к выплате для начала определяются с основным показателем – продолжительностью нахождения работника в поездке. При этом время начала командировки – сутки отправления к месту назначения (с учетом поездки до станции, вокзала либо аэропорта). Соответственно, окончание поездки – день, когда работник приступил к основной работе.
С учетом продолжительности командировки, определяется количество суток, которые сотрудник должен был отработать за данный период времени на постоянном месте.
Согласно ТК РФ командировочные оплачиваются с учетом средней зарплаты, которая рассчитывается исходя из официальной оплаты труда за предшествующий год, которая может оказаться ниже фактического материального вознаграждения.
Предприятие по закону вправе восстановить утраченную сумму заработной платы, основываясь на внутренних бумагах компании, коллективном договоре. То есть сотруднику гарантируется обязательный средний заработок, а доплата осуществляется на основании локальных актов организации. Зачастую работодатели выплачивают максимально возможные командировочные, ведь ущемлять права командируемого не вправе никто.
Оплата выходных: суточные
Если сотрудник во время командировки в праздничные, выходные дни отдыхает, тогда средняя оплата труда за ним не сохраняется. Если ему на основании приказа приходится выполнять свои служебные обязанности, тогда ему положено возмещение в 2-х кратном размере либо однократном, но с дополнительным отгулом. Время нахождения в дороге также оплачивается в двойном размере.
Относительно суточных, то они определяются на основании локальных актов компании. Если их размер превышает 700 рублей при поездках по России и 2 500 рублей при выезде за границу, тогда они подлежат налогообложению.
Затраты подтвержденные документально на проживание, проезд возвращаются полностью, если чеков нет – возмещаются по нормальной либо номинальной стоимости. Также оплачиваются дополнительные траты, связанные с выполнением поставленных перед работником задач. Возмещение расходов подобного типа не относится к доходам, поэтому налогообложению не подлежат.
Личные затраты, представленные в отдельных счетах оплачиваются из суточных. Предприятие может по собственной инициативе возместить работнику такие расходы, но только при условии удержания НДФЛ.
Оплата командировочных затрат, за исключением ситуаций, предусмотренных законодательством, не облагаются пенсионными отчислениями, ЕСН. Работодатель может вычесть данную сумму из налогооблагаемых доходов.
Загранкомандировка: расчет и оформление
Каждое предприятия размер суточных устанавливает самостоятельно, госучреждения на основании нормативных актов. Норма – 2 500 рублей применяют только для снижения налогообложения. Превышение этой планки влечет увеличение налога на доходы физлиц для сотрудника, и невозможности снизить базу по налогу на доходы для компании.
При определении размера суточных нужно разделить время нахождения гражданина на территории РФ и за границей. Компенсация для каждого срока начисляет отдельно, ведь в пределах нашего государства выплаты осуществляются в рублевом эквиваленте, а за пределами – в валюте страны, куда был командирован работник.
Для точного определения периодов используется отметки в загранпаспорте. При этом сутки отъезда за границу относятся к нормам суточных, предусмотренных для иностранных поездок, а в день приезда – действуют российские нормы. Если при переезде за границу не проставляются отметки в загранпаспорте, то используется информация их проездных билетов. Если сотрудник за одни сутки посещает несколько стран, применяется официальная норма суточных для поездок в пункт назначения.
Отдельно учитываются командировки с продолжительностью не более 24-х часов, при которых день отъезда и въезда идентичны. При наличии подобных обстоятельств используется 1/2 установленной суточной нормы для иностранных государств.
Не следует забывать и про разницу в курсе при определении суточных для соблюдения установленного норматива. Так как ЦБ России при учете движений в валюте иностранной страны регламентирует устанавливать ее рублевый эквивалент на момент выдачи средств и время предоставления авансовой отчетности. На момент выплат пересчитанная сумма должна быть ниже 2 500 рублей, а при приезде и предоставлении необходимых бумаг – ее превышать.
Дополнительно предприятие возмещает сотруднику такие затраты, как:
- оформление визы, заграничного паспорта;
- оформление страховки при выезде за границу;
- переговоры по телефону;
- комиссии за получение денег по чекам, обмен валюты;
- перевоз багажа в пределах 30 кг;
- другие согласованные с вышестоящим руководством затраты.
При возвращении из командировки на протяжении 10 дней необходимо представить подробный отчет, к которому должны прилагаться следующие документы: чеки, копии страниц загранпаспорта с отметками таможни, точный отчет. Остаток подотчетных материальных средств возвращаются в кассу организации или перерасход выданного аванса возмещается работнику.
Командировочные суточные расходы устанавливаются предприятием самостоятельно. Но в целях снижения налогообложения не могут превышать 700 рублей при местных поездках и 2 500 рублей при выездах за рубеж. Для возмещения выплат предоставляется финансовая отчетность, на основании которой сотруднику возмещаются средства, затраченные на служебные цели.
Вконтакте
Для выполнения служебных поручений компания имеет право отправлять оформленных у нее работников в командировку. Во время нее за ними сохраняется место труда, средний заработок и компенсируются расходы, в том числе осуществляется выплата суточных. Имеющиеся законодательные акты определяют, что суточные при командировках в 2018 году продолжают существовать, как и в предыдущих годах.
Уже несколько лет контролирующие органы пытаются уйти от суточных, но органы власти до сих пор сохраняют данные выплаты в составе командировочных расходов.
Суточные представляют собой денежный эквивалент осуществленных сотрудником дополнительно затрат, какие он несет в соответствии с полученным от руководства заданием. Они нормируются.
Каждое предприятие должно утвердить во внутренних актах нормы суточных, которые устанавливаются за каждый день командировки. Эти суммы необходимо выдать работнику по приказу работодателя перед началом самой поездки.
Новшеством в данной сфере будет введение в России с 1 мая 2018 года курортного сбора. На его размер при направлении сотрудника в поездку в определенные регионы следует увеличить суточные при командировках в 2018 году.
Внимание! Курортный сбор будет существовать только в четырех регионах РФ: Краснодарском крае, Республике Крым, Алтайском и Ставропольском краях. Установлено что его размер составит 50 рублей за каждый день.
Следовательно, если работающего в организации нужно отправить в поездку, ему нужно выдать, к примеру, за пять дней пребывания на месте дополнительно еще 250 рублей.
Размер суточных в 2019 году по России, СНГ и за рубеж
Каждый субъект по собственной воле утверждает, в какой сумме ему нужно выдавать суточные при командировках в 2018 году. Главное требование предъявляемое к размеру - его нужно зафиксировать во внутренних документах самого предприятия. Например, их размер можно указать в .
Кроме этого налоговые органы с целью определения базы по НДФЛ и страховых взносов устанавливают ограничения по размерам суточным. При выполнении исчисления налога на прибыль нормы, закрепленные в НК РФ не действуют.
При поездках по территории России
Если работающего в компании отправляют в поездку с заданием, то для налоговых целей используются суточные за 1 день командировки в 2018 году в размере 700 рублей.
Важно! Установленные суточные, действующие в компании могут быть больше данной суммы, но с сумм больше указанной, компания должна исчислить и уплатить в бюджет на данное физ.лицо НДФЛ и страховые взносы. Такое правило действует также когда поездка - это командировка на один день.
При поездках в страны СНГ
Поездка с заданием в страны СНГ является частным случаем поездки заграницу. Поэтому при определении суточных, которые компания должна выплатить сотруднику за нее, нужно использовать нормативы, действующие в отношении загранпоездок.
Кроме этого с 2017 года на размер превышения также нужно рассчитывать взносы в соцфонды, за исключением травматизма. Определение сумм взносов бухгалтер должен выполнять по окончании месяца подачи авансового отчета по этой поездке, и суммы превышений включаются в общую базу для определения взносов.
Внимание! Учитывать лимиты суточных при определении налога на прибыль нет обязанности. Организация включает их в базу согласно утвержденным внутренними локальными актами лимитов. Суточные учитываются в тот же день, когда был сдан работником .
Документы для подтверждения расходов
После возвращения из поездки работник оформляет отчет по командировке. Документы, которые подтверждают использование им полученных подотчетных сумм, необходимо прикрепить к нему.
К таким бланкам относятся:
- Документы, которые могут подтвердить, что производился найм помещения для проживания. Это могут быть квитанция, счет из отеля, договор о найме частной квартиры. В любом из документов должно быть обязательно указано количество дней и стоимость проживания одного дня.
- Документы, устанавливающие факт проезда к месту командировки и возвращение домой. Сюда относятся билеты, посадочные талоны, квитанции на получение постельных принадлежностей и т. д.;
- Документы, подтверждающие пользование услугами такси - билеты, квитанции, чеки и т. д.
- Оформленная работником служебная записка с прикрепленными чеками с АЗС - если в поездке он пользовался личным транспортом;
- Служебная записка о том, что у работника отсутствуют подтверждающие документы, к примеру, из-за их утери.
- Документы на прочие расходы (квитанция камеры хранения, чек на оплату услуг связи и т. д.).
Суточные при командировках в 2019 году и направление их использования никак подтверждать не нужно.
Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.
Определение суточных
Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.
Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.
На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.
Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.
Суточные по-новому
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
В производственных целях руководство хозяйствующего субъекта может направлять своих сотрудников со служебными заданиями в командировки. В ходе их выполнения работники осуществляют определенные затраты. В соответствии с действующим законодательством им положены суточные при командировках в 2018 году, а также возмещение документально подтвержденных расходов, осуществленных в таких поездках (проезд, услуги и т.д.)
Суточные при командировках в 2018 году – что изменилось
Суточные при командировках в 2018 году будут продолжать действовать, так как законодательные акты с их отменой так и не были приняты. Тем не менее, начиная со следующего года, вступает в этой сфере достаточно важное новшество.
До 1 января 2017 года ограничение по размере суточных, установленных в НК РФ, действовали только при исчислении НДФЛ у работника. При исчислении взносов освобождалась вся сумма суточных, определенных в соответствии с размерами, закрепленными в локальных актах организации.
Внимание! С начала же 2017 года вступают изменения в НК РФ в п. 3 ст. 217 НК РФ, в соответствии с которыми обложение взносами сумм доходов работников переходит под юрисдикцию ИФНС. В соответствии с этим применение лимитов суточных теперь станет распространяться и на исчисление взносов в ПФР, ФОМС, ФСС.
Это означает, что при выплате работникам суточных в размерах превышающих 700 р. (для России) и 2500 р. (для заграничных командировок) в расчете на одного сотрудника за каждый день командировки, нужно будет с сумм превышения платить взносы по действующим ставкам (ПФР - 26%, ФОМС - 5,1%, ФСС - 2,9 %).
Например: Иванов П.Б. в январе 2018 года был в командировке в г. Самаре для приобретения нового оборудования. Поездка длилась 5 дней. В соответствии с правилами ООО «Столица» ему были начислены суточные из размера 1000 рублей за стуки. Общая сумма составила 5000 рублей. Для целей исчисления взносов с суммы превышения были начислены отчисления:
(5*1000 - 5*700)*34%=510 р.
В 2016 году такого начисления делать не надо было.
Данное правило распространяется и на компенсацию документально подтвержденных расходов при однодневных поездках. Здесь также при превышении расходов сверх действующих лимитов потребуется исчислить обязательные страховые взносы на данную разницу.
Важно! В отношении же взносов при страховании от НС (так называемый «травматизм») данные нововведения не действуют, так как контроль за их исчислением остается у ФСС. Поэтому исчислять и уплачивать отчисления с разницы между установленным лимитом в НК РФ и действующим на предприятии не надо будет.
Размер суточных в 2018 году
Суточные при командировках в 2018 году определяются каждым хозяйствующим субъектом самостоятельно. Существующие лимиты, определенные в НК РФ, остаются действующими в отношении налогообложения НДФЛ и взносов на зарплату.
В настоящее время существуют следующие нормы суточных:
- Для командировок внутри страны - в сумме 700 р. в сутки на каждого сотрудника;
- Для заграничных поездок - в сумме 2500 р. в сутки на одного работника.
Если локальные нормативы выше данных лимитов, то компания с суммы разницы между ними должна как налоговый агент перечислять НДФЛ и исчислять и уплачивать взносы на обязательное страхование в соответствии с действующими ставками.
Важно! Для целей бухгалтерского учета действуют нормативы, установленные предприятием самостоятельно в его положениях. Так, например, размер суточных для командировки может быть установлен в таком ЛНА, как “Положение о командировках” с разбивкой по должностям.
При исчислении суммы суточных имеет значение количество дней периода, в течение которых сотрудник находился в служебной поездке. Ее началом считается день отбытия командируемого.
В настоящее время для подтверждения данного периода необязательно оформлять командировочное удостоверение, достаточно посмотреть дату на соответствующем документе (например, на билете на поезд, самолет, автобус).
Если на основании этого бланка можно определить время отбытия, то даже если человек уехал в конце суток (до 24-00 часов), то они полностью принимаются к учету. В аналогичном порядке определяется и день завершения служебной поездки. Если работник возвращается на основании билета в 0-01 часов, то это уже будут являться последующими сутками, и сотруднику полагаются суточные за весь такой день.
Внимание! Также нельзя забывать, что на дни служебной . Они также включаются в состав командировки, как и дни вынужденного простоя, периода нетрудоспособности во время поездки.
Руководство на основании письменного распоряжения имеет право отозвать своего сотрудника из командировки. В этом случае оно обязательно должно в приказе отразить причину этого. В командировку при этом включаются только дни фактического нахождения работника в поездке. Если ему были ранее выданы суммы, которые из-за отзыва он не потратил, он должен их вернуть.
Когда администрация принимает решение о новой командировке, все бланки необходимо составлять заново.
Суточные в 2018 году по России
Суточные при командировках в 2018 году будут продолжать действовать несмотря на неоднократные попытки исключить данную статью из сумм расходов при налогообложении прибыли. В основном это связано с попыткой увеличить поступление налогов в бюджет.
Напомним, что законодатели хотели убрать расходы в виде суммы суточных, заменив их строго определенным перечнем командировочных расходов, которые обязательно должны были бы иметь документальное подтверждение. Для предприятия это грозило увеличением налоговой нагрузки.
В настоящее время размер суточных определяется каждым хозяйствующим субъектом самостоятельно. То есть, предприятиям разрешается устанавливать размер суточных в фиксированных суммах.
При этом не было принято и никаких ограничений по данным нормативам и на региональном уровне. Проекты законов рассматривали и такое нововведение по установлению нормативов в зависимости от места назначения командировки (региона).
Внимание! Суточные при командировках в 2018 году определяются исходя из количества дней поездки, определяемых на основании подтверждающих документов и утвержденных предприятием нормативов данных расходов в день на одного сотрудника.
Суточные при командировках за границу
Если работник едет в заграничную поездку, то на выдаваемые суточные при командировках в 2018 году действуют сразу несколько законодательных актов. Кроме общепринятого Постановления № 749, для компаний бюджетной сферы необходимо еще принимать во внимание Постановление № 812 от 26 декабря 2005 года.
Оно устанавливает максимальную сумму суточных в долларах США для каждой иностранной страны. Несмотря на то, что для коммерческих предприятий это постановление не является обязательным, ответственные лица также могут использовать его.
Максимальная сумма суточных для поездок за границу законодательно не ограничена, и может быть установлена в каждом предприятии самостоятельно. Однако для целей начисления социальных взносов необходимо использовать норму в 2500 р. Если размер выплаты работнику больше этой нормы, то сумму свыше необходимо будет начислить НДФЛ и удержать его с сотрудника, а также рассчитать полный объем социальных взносов.
При расчете положенных суточных необходимо разделить весь маршрут на время нахождения сотрудника на территории России, и дни за границей в другом государстве. Все дело в том, что для каждого периода размер суточных необходимо считать отдельно, при этом выплаты за дни нахождения на территории страны выполняются в рублях, а за границей - в валюте принимающего государства.
Внимание! Для точного определения этих дней используются таможенные штампы в загранпаспорте. При этом день выезда из страны включается в срок пребывания за границей, а день возвращения - в срок нахождения в России. Если при пересечении границы не проставлялись штампы (к примеру, при поездках в страны СНГ), то даты определяются по проездным билетам.
Бухгалтеру, который занимается расчетом и выдачей суточных необходимо помнить про курсовые разницы, поскольку Центробанк обязывает рассчитывать рублевый эквивалент выплаты в момент выдачи и сдачи авансового отчета - при выдаче сумма может быть меньше 2500 рублей при пересчете в национальную валюту, а в момент подачи документов больше, или наоборот.
Суточные при однодневной командировке
Исходя из характера поездки и поставленных заданий, работодатель может принять решение о возвращении сотрудника назад к месту работы в тот же день, в которой он выехал. Такая поездка будет называться командировка на один день. Однако согласно закону, суточные при таких однодневных выездах работнику не положены.
Однако Верховный арбитражный суд и Министерство Финансов при использовании положений ТК РФ установили, что компания имеет право компенсировать работнику его расходы, понесенные в однодневных поездках, сюда относятся:
- проезд;
- оплата обедов;
- оплата телефонной прочей связи;
- и другие затраты, которые сотрудник может понести во время командировки.
Однако на все компенсируемые затраты необходимо предоставить оправдательные документы (чеки, билеты, накладные и т. д.).
Все подтвержденные и компенсированные расходы в полном размере без ограничений (естественно, если они обоснованы), могут вноситься в расходы, уменьшающие базу при расчете налога на прибыль.
Важно! Если работник не смог предоставить документы, но администрация все же приняла решение об их компенсации, то в установленных пределах (700 рублей по России и 2500 рублей за границей) оплаченные расходы не считаются доходом работника. Если же была компенсирована сумма больше этой, то с превышения необходимо будет заплатить налог НДФЛ и отчисления в фонды.
Для работников, у которых установлен разъездной характер работы, однодневная поездка не может считаться командировкой.
Внимание! Если работник едет на один день в зарубежную командировку, то суточные ему должны быть выплачены, но их сумма ограничена 50% от обычного размера.
Документы для подтверждения суточных
В 2015 году законом было разрешено не оформлять для командировки служебное задание. Тогда для того, чтобы подтвердить общую продолжительность командировки необходимо использовать проездные билеты, документы о заселении в гостиницу и иные бланки.
Все они, совместно с , после возвращения должны передаваться в бухгалтерию. Если таких документов нет, то в принимающей компании можно запросить копию приказа или служебную записку с отметками ответственных лиц и оттиском печати.
С 2016 года вступило в действие положение об использовании командированным лицом своего личного транспорта с целью прибытия на место командировки и убытия из него. В качестве подтверждения в этом случае используется служебная записка от него с приложенной к ней путевым листом и чеками по ГСМ.
А вот предоставлять документы, подтверждающие цели расходования, да и вообще факт расходования полученных суточных сотрудник не обязан. Работодатель обязан их выплатить в установленном размере по закону, а вот как и на что работник их потратит - его личное дело.
В 2019 году размер суточных в командировке работодатель устанавливает самостоятельно. Но нужно учитывать, что освободить выплаты от налогов и взносов можно только в пределах норм. Нормы, размеры суточных в командировке 2019 по России и заграницей вы найдете в статье.
Лимит суточных при командировках в 2019 году
В законодательстве нет норм для суточных в командировке - каждый работодатель решает, сколько будет платить сотрудникам для служебных поездок. Сумму и порядок выплаты предусматривают во внутренних документах. Например, в положении о командировках (Положение, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Несмотря на это, необходимо учитывать, что а Налоговом кодексе есть максимальный размер суточных в 2019 для расчета НДФЛ и страховых взносов. Компания не должна удерживать налог и взносы с суммы выплаты, которая не превышает лимитов - 700 рублей за один день для поездок по России и 2500 рублей в день для заграничных поездок.
Командировочные расходы в 2019 году
Помимо суточных, командировочные расходы в 2019 году включают выплаты (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749):
- затраты на проезд к месту командировки и обратно. В том числе оплата поездки на такси или другом автомобиле;
- расходы на проживание - в гостинице или в арендованной квартире в месте командировки;
- другие затраты, который командированный работник осуществил с разрешения работодателя.
В России суточные учитывают в 2019 году при расчете налога на прибыль в полном размере (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Как мы уже отметили выше, нормы связывают только с расчетом НДФЛ и взносов.
Чтобы учесть суточные в расходах, работодатель должен выполнить обязательное условие - подтвердить производственный характер поездки и продолжительность нахождения сотрудника в командировке. Требовать от работника документы для подтверждения расходов не надо. Подробнее о том, как учесть суточные при расчете налогов , рассказали эксперты системы "Главбух" .
Для остальных командировочных расходов в кодексе также нет норм. Порядок оплаты командировочных расходов в 2019 году компании утверждают в своих нормативных актах (п. 11 постановления Правительства от 13.10.2008 № 749). Если у компании есть подтверждающие документы, то затраты можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.
Образец приказа на установление норм суточных в 2019 году
Суточные при командировках по России
Размер суточных расходов для поездок по России в 2019 году закрепите в коллективном договоре или локальном акте. Чтобы не было путаницы с налогами и взносами можно придерживаться необлагаемого лимита - 700 руб. на один день. С суточных сверх этой нормы бухгалтер будет удерживать НДФЛ и считать страховые взносы.
Командировочные расходы на суточные в 2019 году по России выплачивайте сотрудникам:
- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
- за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.
Днем отъезда считают дату отправления транспорта из населенного пункта, где обычно трудится сотрудник, к месту, куда его направили. День возвращения - это дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. Причем если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, считают текущие сутки. Если же это происходит в 0 часов - следующие.
Пример расчета суточных в 2019 году
Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал располагается в черте города.
Время отправления поезда - 23 часа 56 минут 4 июня.
Первым днем командировки будет 4 июня. Суточные за этот день выплачивают в полной сумме.
Суточные при командировках за границу
Размер суточных при командировках за границу в 2019 году работодатель устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или локальном акте. Причем чтобы не было путаницы в налоговом учете, чаще всего применяют нормы суточных при загранкомандировках как для НДФЛ и взносов - 2 500 руб. на день. Тогда с суточных бухгалтер не будет рассчитывать НДФЛ и взносы в 2019 году.
Для бюджетников есть свои нормы для суточных за границу (Постановление Правительства от 26.12.2005 № 812). Например, для Китая суточные при служебной командировке с территории России на территории иностранных государств составляют 67 долларов США. Для Казахстана размер меньше - всего 55 долларов.
Дата выезда из России и въезда в страну обратно для загранкомандировки определяют (п. 18, 19 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749):
- для командировок в страны СНГ, для въезда в которые не делают отметки в паспорте, - по проездным документам;
- для командировок в иностранные государства - по отметкам в загранпаспорте о том, что работник пересек границы.
Предположим, что сотрудник перед выездом за границу перемещается по территории России. В таком случае суточные выплачивайте по норме для внутренних командировок. Со дня пересечения границы России применяйте лимиты суточных для поездок за границу. А со дня пересечения границы России вновь применяйте норму для внутренних командировок.
Суточные при однодневных командировках в 2019 году
У работодателя есть обязанность оплатить проезд туда и обратно и проживание сотруднику, который едет в командировку на несколько дней. За каждый день поездки нужно выдать суточные (ст. 168 ТК РФ). Правила расчета выплат при однодневной командировке , рассмотрели эксперты системы "Главбух" .
При однодневной командировке возмещайте сотруднику стоимость проезда. Суточные за один день командировки в 2019 году выплачивайте, только если поездка за рубеж. Начисляйте их не в полной сумме, а в пределах 50 процентов от лимита, который установили для зарубежных поездок (п. 11, 20 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
За однодневные командировки по России суточные работнику не положены. Вместо них компания вправе выплатить компенсацию иных расходов, связанных с поездкой. Если вы так поступаете, то такое условие надо прописать в локальном документе компании. К примеру, в трудовом или коллективном договоре. А можно издать приказ, в котором сказано о компенсации расходов командированных сотрудников вместо суточных. Также надо указать суммы, которые будете выдавать работникам.
Если не заплатить НДФЛ и взносы с «лишних» суточных, налоговики выпишут штраф и начислят пени. Штраф составляет 20 процентов от суммы, которую не перечислила организация (ст. 122, 123 НК РФ).